2019-08-14

16、如何摆脱无效率的忙碌,提升工作效率?

职场如战场有岗位就有竞争,刚进入职场的时候,你也喜欢把焦点放在,谁和老板的关系好,谁喜欢拍马桶,人是心机 boy ,但是慢慢你会发现,在正规的公司里,这些都不是一个人职业晋升真正的原因。一个人能否脱颖而出是看你在这个岗位上是否做出了不一样的成绩,你很羡慕其他同事工作两年顶别人五年,而且还升值职加薪了,但也没见他比我认真,比我能加班。这个时候你苦恼不已,不知道还该不该在职场当中继续努力,但是你有没有想过,你的工作流程是否可以更优化,你的工作思维是否可以更创新,你的工作效率是否可以事半功倍呢?如果这些你没有考虑过,那我可以告诉你,再在工作呆上几年甚至更长的时间你依然不会有大的改变,合格和优势的差距在哪里?

我先分享一个我特别喜欢的小故事,在一个肥皂厂的流水线上,总是会出现空壳的现象,为了解决这个问题,一家肥皂厂建立了专门的研发部门投入了大量的人力物力研发了一个机械手,机械手可以准确的挑出空盒,这样的话流水线空盒的问题就解决了,老板对研发部门很满意,他们解决了问题,作为研发部是合格的。另外一家小的工厂也有空盒的问题,他们没有资金建立研发部,一个工人琢磨了一会儿去街上买了一台几十块钱的电风扇,让电风扇对着流水线吹,装了肥皂的盒子安然无恙,空盒子自然就被吹下去了,于是那个工人开始火箭般的升迁。任何职场都是这样,在特殊的岗位上你有不一样的表现大家会觉得正常,但是在一个万年不变的岗位你做出了不一样的东西立刻就会惊艳四座。

工人花费的时间、精力、成本不多,但贡献却和整个研发部门一样大,你是老板你也会立马记住他,我们一直以为并坚持的东西也许不会错得离谱,但是谁也不能站出来说它百分之百正确。同样的工作稍微改变一些习惯性的思维就会变得和其他人不一样,谁都知道电扇可以吹风,谁都知道空盒子比装肥皂的盒子轻,可就他一个人把两者结合起来,解决了大问题,我们想了想,是不是在职场当中我们常常会听到这样的借口以前都是这样的,大家都是这样做的,这是很多人一直默认的工作原则。大多数人都不敢想,或者没有去想过改变工作的思维,我们不是为了工作而工作,而是通过工作证明自己的价值,换取更多价值交换的机会。付出和收获成正比,付出才会有价值感,你才会有成就感。当我们日复一日重复昨天的工作,本质上和机器没有区别,又怎么可能在工作中感受到快乐和成就呢,想要得到收获甚至事半功倍的得到,首先要做的事情就是思维模式的转变。要通过思考让行为效率翻倍。

说一个工作当中的场景,我的一个朋友声称说,他说邮箱里都躺着上千封未读的邮件,他必须要挑选最重要的进行阅读和回复,太耗费精力了,怎么才能解决这个困扰?之前的课程我也提到过,他的秘书给他的每一封邮件都做了一个注明,阅读该邮件需要占用的时间几分钟,他只需要把重要的和简单的回复了,然后再死磕剩下的。其实在邮件的标题上做一个小提示一点都不难,但是这一点小的改变,给领导带来的完全是不一样的感受。

在职场我们常常作为一个执行者在工作,但是更应该学会主动思考,让自己的付出变成解决问题的能力。优秀员工和普通员工的差距,有时不在谁付出更多,而在于思考方式的不同,不改变思维模式,每天打鸡血也只是事倍功半。多思考,寻找问题的源头,解决了问题就无形中放大了自己。当思考成为习惯,思考就不仅仅是你行为效率的杠杆,还是你加速成长的杠杆。所以接下来我们要聊一聊,如何思考才能事半功倍。

最近我有一个很大的醒悟,我突然发现人生如果要变得更好的话就必须解决人生中更多的难题。这句话听起来好像废话对不对,但是解决问题就必须要给自己留出一段思考的时间,这个才是我要说的。比方说你有没有这样的经历,坐公交车,无论走动、站立、坐下,这些好像都不费任何的力气。真正需要花力气的是脑子里浮现的那些问题,什么时候我才能搞定,领导是不是不喜欢我,怎么才能搞定新节目的嘉宾。我那个时候就总是在想这些事情,甚至有些同情自己。多阳光的小伙子,怎么老是想这些让人难过的事情,但是慢慢的我发现了一个小的规律。每天花越多的时间去思考问题,以后就会用越少的时间去修补问题,而做好一件事情的效率也会高很多。

有人会说我工作太忙了,我没有时间去弄一些,分享一个我自己的经验。在一部电视剧开拍时间,我在剧组附近办了一张游泳的卡,无论多晚我都要游一个小时,刚开始的时候我脑子里一直在想,隔壁那个人游得好好,我是不是看起来像个傻子,旁边那个人是要跟我比赛吗,不行,我不能输。脑子里都是这些乱七八糟的想法。突然有一天我在游泳的时候开始在思考电视剧的问题,想着想着想着我就出了结果,一看时间我已经游了十个来回了。我竟然把游泳的时间转化成了思考的时间,那么当你堵车的时候,坐地铁的时候,跑步的时候,睡前的时候,是不是也可以用来思考,只要你想再忙也可以。

所以我想跟大家分享的特别重要的一点就是,一定要找到生活中那些可以被利用的碎片化时间,每天思考一个小问题,日积月累,也能获得量变到质变的提升。自我提升有两个途径,一个是向外学习,一个是向自己学习。研究表明向外学习,比如通过图书向他人取经可以提升 10% 到 20%,而向内学习可以高大 70%。刚才我们讲到的利用碎片话思考是向内学习的一种方式,而还有一种方式就是职场同样的方式复盘。我们有句老话说,吃一堑长一智。但是人变聪明不是因为摔了一跤,而是总结经验,下次就不会摔跤。把摔跤变成能力增长的结点这就是复盘,这两年焦虑成为更多年轻的标签,于是越来越多的人通过各种课程来提升自己,但结果往往是课程越来越多进步却越来越少。其实这时候你需要的就是暂时停下来,认真整理自己的课程,复盘学过的内容,让学过的内容真正为自己所用。如何进行有效的复盘,接下来我们来讲讲复盘的两个方法。

第一情景再现法,这个很好理解,对刚完成的工作在脑海里,在电脑上重新演练一遍,而且尽量详细。如果自己亲自参与的想一想在哪个时间结点我做了什么,为什么会这么做,当时我在想什么。如果不是自己做的想想他在做什么,为什么他会这么做,他做后收到了什么样的效果。你看复盘不仅是总结,复盘可以让你清楚的知道问题会出现在哪里,确定下一次怎么去改进。另外复盘可以培养你的大局观,清楚整体流程提高以后的做事效率,最后通过加深印象沉淀经验不断的强化自己的优势。当然有些事情过去太久了,人太多了,而且成为惯例了,那就没有必要完全复盘。

我们复盘的第二个方法,关键点法。关键点法是不需要对整个事件进行回顾,只需要围绕事情的关键点进行重现、思考和推演。工作当中花一点时间复盘自己的工作和别人的工作,弄明白差距在哪里,弱点在哪里,那每一次工作都是自己能力提升的阶梯。

很多人是因为不懂方法,找不到事半功倍的捷径。还有一些人是看起来什么都懂也很勤快,就是没有实质性的进步,只是通过加班上课去骗自己,我已经很努力了等等。从知道到做到,中间隔着一整个太平洋,那如何能够把知道变成做到,第一步越快应用越容易掌握。不要给自己找任何借口拖延,接触到新的知识,马上就开始练习。比方说你今天学到了 PS 的课程,你觉得有点难明天再做吧。明天你还要重新学习又浪费一天的时间。所以学习后立马就做,趁着没有忘记,通过学习加深印象就很难再忘掉。第二,一定要保持积极和开放的心态,如果你需要学习,就要从心理上去接纳它。

比如你读一本书,读着读着你就发现作者的一个观点和你想的不太一样,于是你认为这个作者人不好,作品也好不到哪儿去,那你还有继续读下去的热情吗?做事也是一样,开放的心态会激发我们的创造力和灵感。最后一步持续跟进,间接性的重复。不管是工作还是学习,隔段时间就重复一下,既能避免以往,也会让你不断熟练自己的知识和技能。

比如阅读一篇古文,第一次你大体明白它的意思,第二次你能感受到作者的情绪,第三次你看清了文章的框架,知道作者为什么会这么想。读书百变其意自见就是这个道理,工作也是,学习也是。持续跟进和阶段性的重复练习,让你的下一次一眼就能找到最好的方法,就能在工作当中艳惊四座,这也只是时间的问题。

我们一起来回顾一下课程的主题,思维模式和行动的效率。我分析了两个原因,第一改变习惯性的思维,惊艳众人。二是杠杆思考的模式,通过思考让行为效率翻倍。我又分享了提高行动效率的三个方法,一给重要问题留下专属的思考时间。二及时复盘,提到复盘的两个方法,情景再现法和关键点法。三从知道到做到拒绝拖延开放的心态和持续跟进。

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